GUIDA OPERATIVA 

Cruscotto  fatturazione elettronica 

(Riepilogo dati) 

Area Amministrativa Finanziaria 

Vers. 1A – 2021-07-21 

Cruscotto Fatturazione elettronica 5.0 

Il nuovo cruscotto di riepilogo delle principali informazioni sulla fatturazione elettronica consente un rapido monitoraggio delle fatture emesse e ricevute tramite SDI e dello spazio utilizzato per la conservazione. Questo pannello segnala inoltre eventuali documenti scartati e da re-inviare a SDI nei termini previsti per legge e delle fatture elettroniche da conservare. Il cruscotto viene proposto in automatico all’apertura del modulo “Fatturazione elettronica”. Il cruscotto nei prodotti ERP è presente nella versione 5.00 e 4.2 con le stesse logiche e stessa visualizzazione dati.

Riepilogo cruscotto 5.0

Il cruscotto presenta una prima tabella di riepilogo in cui sono esposti sinteticamente i dati delle fatture attive, passive, gli esiti per cui occorre prestare particolare attenzione e il numero delle fatture ancora da conservare per due anni consecutivi, l’anno corrente (2021) e l’anno precedente (2020).  

Il pulsante di “dettaglio” consente di visualizzare l’elenco delle fatture che presentano la segnalazione. Nel caso in esempio si tratta delle fatture “Non inviate nazionali”.

Per ogni tipologia di informazione fornita viene indicato il numero di documenti estratti e il dettaglio degli stessi con le note essenziali per ciascun documento tra cui: Tipo documento, Anno, Data documento, ecc.  

All’apertura del dettaglio segnalato viene riepilogato l’elenco delle fatture nazionali non inviate  

Una seconda sezione del cruscotto contiene, invece, i dati relativi allo scaglione documentale di fatturazione elettronica in cui si trova l’azienda e dello spazio di utilizzo dell’archiviazione sostitutiva dei documenti.

È possibile ridimensionare la finestra con il dettaglio dei documenti individuati nella segnalazione.

Riepilogo file trasmessi 2020 e 2021

Il prospetto riepilogativo consente di visualizzare in modo immediato il totale delle fatture veicolate da e per SDI e il totale delle fatture veicolate per singolo anno.

Riepilogo esiti fatture attive

Si ha chiara evidenza delle fatture attive intracomunitarie ed estere non inviate allo SDI, delle fatture attive in attesa di esito e, infine, di quelle rifiutate dalla PA.

Riepilogo fatture passive

Questo riepilogo indica le fatture passive del 2021 e 2020 non riconciliate in ERP, quindi non contabilizzate in Prima Nota. Viene inoltre indicato il totale delle fatture ricevute dai fornitori pronte per essere scaricate.

Utilizzo spazio di archiviazione

Il pannello è visibile solo se il servizio di conservazione è attivo. Viene indicato il valore della “saturazione” in base ai Giga acquistati e utilizzati. Il triangolo giallo di allerta viene utilizzato quando la percentuale di saturazione è superiore al 90%; quindi occorrerà provvedere entro breve tempo all’acquisto di nuovi Giga pe consentire la conservazione delle fatture elettroniche e relative notifiche.

Il superamento dello spazio disponibile (con percentuale saturazione superiore al 100%) viene segnalato da un triangolo rosso.

L’estrazione dei dati nel cruscotto di riepilogo rispecchia esattamente quanto indicato nel filtro della fatturazione elettronica.  

1) Fatture Attive Non Inviate nazionali

Il numero e il dettaglio delle fatture attive ancora da inviare allo SDI sono evidenziati nel cruscotto con l’indicazione del triangolo giallo (per le fatture elettroniche immediate si ricorda che il termine per la trasmissione delle stesse è entro 12 giorni dal termine dell’operazione).

Occorre prestare attenzione alla mappatura dei documenti che non vengono inviati allo SDI (es: fattura a privato consumatore estero) all’interno delle opzioni di emissione della fatturazione elettronica perché non devono essere mappati. Se questi documenti sano mappati (es: e-commerce) si consiglia di eliminare la mappatura.

Il numero delle fatture attive nazionali da inviare allo SDI viene estratto considerando i seguenti filtri:  

2) Fatture Attive Non Inviate Intra / Esteri

Il numero e il dettaglio delle fatture attive intracomunitarie ed estere ancora da inviare allo SDI sono evidenziati nel cruscotto (vedi immagine): 

Il numero delle fatture attive intracomunitarie ed estere da inviare viene estratto considerando i seguenti filtri:

3) Fatture con esito di scarto

Il numero e il dettaglio delle fatture attive scartate dallo SDI sono evidenziati nel cruscotto con l’indicazione del triangolo giallo:

Questo dato viene esposto verificando i seguenti filtri:

4) Fatture Attive in attesa di Esito

Il numero e il dettaglio delle fatture attive in attesa di esito da parte dello SDI sono riepilogati nel cruscotto:

L’estrazione di questo dato rispecchia i seguenti filtri della fatturazione elettronica

5) Fatture Attive Scartate da ente (rifiutate)

Anche in questo caso numero e il dettaglio delle fatture attive rifiutate dalla PA sono riepilogate nel cruscotto:

L’estrazione del dato rispecchia l’elenco delle fatture estratte secondo i seguenti filtri:

L’utente può gestire questo tipo di rifiuto in due modi:

1. il metodo formalmente corretto richiede la sospensione del documento e la correzione dello stesso e re-invio; ciò determina che l’esito successivo faccia risultare come esente dall’errore il documento.
2. creare un nuovo documento (che di fatto non ha nessun legame con quello che ha determinato l’errore). Il documento originario rifiutato dalla PA rimane invariato e verrà quindi estratto anche in futuro nel cruscotto.

6) Fatture ATTIVE da Conservare

Il cruscotto presenta nella parte inferiore il riepilogo delle fatture da conservare del 2020 e 2019, distinguendo tra attive e passive, ed è possibile visualizzare l’elenco delle stesse cliccando su “Dettagli”.

Gli anni mostrati corrispondono ad anno corrente -1 ed anno corrente -2

Il dato viene estratto rispecchiando le seguenti logiche di estrazione (filtri fatturazione elettronica):

7) Fatture PASSIVE da Conservare  

Le fatture passive non conservate vengono evidenziate e distinte per anno, con la possibilità di visualizzare il dettaglio di riferimento.

Il cruscotto estrae il valore di “fatture 2019 da conservare - passive” secondo la configurazione del filtro della Fatturazione elettronica sotto riportato, ovvero considerando la spunta “Fornitori: data consegna SDI”: in questo modo nel conteggio rientreranno esclusivamente le fatture di acquisto datate nel 2019 e consegnate nel 2019.

Coerentemente con questa logica, le fatture passive con data documento 31/12/2019, ma con data consegna SDI gennaio 2020 non vengono considerate perché rientreranno nei file da conservare dell’anno successivo (2020).  

8) Fatture NON Conservate in ERRORE

Il pannello consente infine la visualizzazione rapida dei possibili errori in conservazione, che comportano lo scarto del pacchetto di archiviazione inviato in conservazione sostitutiva.

L’estrazione utilizza sempre questo intervallo da 1-1-2019 a 31-12-AnnoCorrente.   

Come si può notare, per maggior chiarezza si distinguono gli scarti delle fatture attive dalle fatture passive:

La prima voce “Tot. Attive” riporta la maschera di dettaglio sempre con la parte indicante le fatture nella prima griglia in alto, la parte indicante le Ricevute fiscali nella griglia in basso.  

In questo caso la procedura effettua l’estrazione considerando i seguenti filtri (per gli errori sulle fatture attive):

I documenti passivi riportano una serie di colonne diverse rispetto a quelle dei doc attivi.

La voce “Tot. Passive” viene riportata nella maschera di dettaglio sempre sotto una unica griglia.  

L’estrazione per gli scarti in conservazione relativi alle fatture passive è la seguente:

N.B: a fronte di una fattura elettronica inviata che riceve due esiti diversi da SDI, il primo invio scartato e il secondo accettato, la conservazione evidenzia entrambi i file da conservare (sia scartato che accettato). Questo potrebbe generare disallineamenti rispetto al programma di trasmissione fatture perché considera esclusivamente l’ultimo esito ricevuto (accettato da SDI) e non conteggia il file scartato.  

9) In ATTESA di conservazione: fatture Attive e Passive:  

L’estrazione utilizza sempre questo intervallo da 1-1-2019 a 31-12-Anno Corrente, distinguendo sempre tra fatture attive e passive.

Si noti nella descrizione della griglia la dicitura “In attesa di conservazione da più di x gg”, dove “x” è una costante definita di 10 giorni. L’estrazione considererà solo i pacchetti creati almeno 10 giorni precedenti alla data di visualizzazione del dato. I pacchetti in attesa di conservazione da più di 10 giorni potrebbero presentare anomalie pertanto vengono segnalati nel dettaglio per consentirne un controllo tempestivo.

La prima voce riporta nella finestra di dettaglio in alto indica le fatture attive in attesa di conservazione, mentre nella griglia sottostante e la parte indicante le Ricevute fiscali.  

La seconda voce, riporta il dettaglio dei documenti passivi in attesa di conservazione.